فاتورة العميل الأجنبي: ما تكتبه فيها، وكيف تُدفع في موعدها، ومتى تلزمك «فاتورة»

الفاتورة التي ترسلها لشركة في الخارج لا يقرؤها في الغالب الشخص الذي عملت معه. يقرؤها موظف في قسم الحسابات لا يعرفك، يطابقها مع العقد وسجل الموردين، ثم يدفع أو يعيدها إليك. وكل حقل ناقص يعني رسالة ذهاب وإياب قبل أن يتحرك المال.

القائمة الأساسية لمحتوى الفاتورة موجودة في دليل استلام المدفوعات الدولية. هذا الدليل يتناول ما بعدها: التفاصيل التي تُرفض الفواتير بسببها فعلاً، ثم القواعد السعودية التي تنطبق على بعض القراء دون غيرهم.

الحقول التي تحسم قبول الفاتورة

قبل أول فاتورة اسأل ثلاثة أسئلة: إلى أي بريد تُرسل الفواتير؟ هل يجب تسجيلي مورداً في نظامكم أولاً؟ هل تحتاجون نموذجاً ضريبياً مني؟ العميل الأمريكي مثلاً قد يطلب نموذج W-8BEN، وهو بحسب صفحة مصلحة الضرائب الأمريكية نموذج يسلّمه الفرد الأجنبي إلى الجهة الدافعة أو الجهة التي تقتطع الضريبة حين تطلبه. تأخير تسليمه يؤخر الدفعة الأولى.

العملة وسعر الصرف

• أصدر الفاتورة بالعملة المكتوبة في العقد، ولا تحوّل المبلغ بنفسك إلى عملة أخرى. أي فرق بين الفاتورة والعقد يوقفها.
• حماية دخلك من تقلب عملتك المحلية تُحسم في العقد، لا في الفاتورة.
• اتفق مع العميل في العقد على أن يتحمل هو رسوم التحويل، واطلب أن يختار ذلك في نموذج الحوالة لدى بنكه، واكتب الشرط على الفاتورة. وإن وصلك المبلغ منقوصاً، فالشرط المكتوب هو ما تطالب به.
• إن كنت مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة في السعودية: تشترط اللائحة التنفيذية أن يظهر مبلغ الضريبة على الفاتورة بالريال ولو كانت الفاتورة بالدولار (المادة ٥٣)، وأن يُحوَّل أي مبلغ بعملة أخرى إلى الريال بسعر التحويل اليومي المقرر من مؤسسة النقد العربي السعودي في تاريخ استحقاق الضريبة (المادة ٦١). والمادة ٥٣ توجب الفاتورة الضريبية ببياناتها هذه في توريد الخدمات الخاضعة لنسبة الصفر لعميل غير مقيم أيضاً.

شروط الدفع ومواعيده

• اكتب تاريخ الاستحقاق تاريخاً محدداً، وأضف المدة بين قوسين إن شئت.
• المدة وغرامة التأخير تُتفق عليهما في العقد. الفاتورة لا تفرض شرطاً لم يوافق عليه العميل.
• في أول تعامل: دفعة مقدمة قبل البدء، ثم فاتورة عند كل تسليم بدل فاتورة واحدة في النهاية. والاتفاق الشهري يُفوتر في اليوم نفسه من كل شهر.
• تابع كتابةً وبجدول ثابت: رسالة قبل الاستحقاق بأيام تسأل هل ينقص الفاتورة شيء، وأخرى في اليوم التالي للاستحقاق ومعها نسخة منها. السؤال المبكر يكشف النقص وأنت ما زلت في الموعد.

الترقيم والأرشفة

• تسلسل واحد لا يتكرر ولا يُعاد استخدامه، مثل INV-2026-014، لكل العملاء معاً.
• لا تعدّل فاتورة أرسلتها ثم تعيد إرسالها بالرقم نفسه. أصدر إشعاراً دائناً يشير إلى رقمها، ثم فاتورة جديدة برقم جديد. واللائحة السعودية تنظم التصحيح بهذه الطريقة: إشعار دائن أو مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية (المادة ٥٤).
• اجعل لكل سنة مجلداً، ولكل فاتورة: نسخة PDF، والعقد أو أمر الشراء، وإشعار التحويل، وسطر كشف الحساب الذي يثبت وصول المبلغ. واحفظ نسخة ثانية في مكان آخر.
• للمسجل في السعودية: تُحفظ الفواتير والسجلات ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية، وتُمسك السجلات بالعربية، وتُحفظ في المملكة أو تكون متاحة إلكترونياً من داخلها (المادة ٦٦).

متى تنطبق «فاتورة» وضريبة القيمة المضافة في السعودية

هذا القسم للمقيمين في السعودية. ومن كان غير مقيم في المملكة وعميله سعودي، فلائحة الفوترة الإلكترونية تنص على أن غير المقيم فيها لا يتوجب عليه إصدار فواتير إلكترونية أو إشعارات إلكترونية عن التوريدات الخاضعة للضريبة في المملكة (المادة الثالثة).

إن لم تكن مسجلاً

تعرّف اللائحة التنفيذية «الشخص الخاضع للضريبة» بأنه من يمارس نشاطاً اقتصادياً مستقلاً بقصد تحقيق الدخل، وهو مسجل أو ملزم بالتسجيل (المادة الثانية). وإصدار الفاتورة الضريبية في المادة ٥٣ واجب على الشخص الخاضع للضريبة، ولائحة الفوترة الإلكترونية تُخضع الشخص الخاضع للضريبة المقيم في المملكة (المادة الثالثة). فإن لم تكن مسجلاً ولا ملزماً بالتسجيل، فلا يخاطبك أيٌّ من النصين، وفاتورتك تجارية عادية. واللائحة التنفيذية تنص على أن النشاط الاقتصادي لا يشمل، لأغراض التسجيل، ما يمارسه العاملون بقدر ارتباطهم بصاحب العمل بعلاقة عمل (المادة التاسعة، الفقرة ٦).

حدود التسجيل منصوص عليها في الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول المجلس (المادتان ٥٠ و٥١)، وتضيف المادة السابعة من اللائحة التنفيذية المصاريف إلى التوريدات في التسجيل الاختياري، ويذكر دليل الهيئة للاستيراد والتصدير (الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٦) الرقمين نفسيهما:

• يحسب غير المسجل المقيم في المملكة، في نهاية كل شهر، قيمة توريداته عن الاثني عشر شهراً السابقة، وتقديراً عن الاثني عشر اللاحقة. ومن تجاوز الحد يقدم طلب التسجيل خلال ٣٠ يوماً من نهاية ذلك الشهر (المادتان الثالثة والرابعة من اللائحة التنفيذية).
• الاستثناء الذي يهم المستقل. نص الفقرة الأولى من المادة التاسعة من اللائحة التنفيذية: «يستثنى من التسجيل الإلزامي أي شخص تتجاوز قيمة توريداته السنوية في المملكة في أي وقت حد التسجيل الإلزامي، إذا كانت جميع توريداته خاضعة فقط لنسبة الصفر بالمائة. ويجوز له تقديم طلب تسجيل اختياري». أما الاتفاقية الموحدة فتصوغ الحكم طلباً: لمن يورّد توريدات خاضعة لنسبة الصفر فقط أن «يطلب» استثناءه وفق شروط كل دولة (المادة ٥٠، الفقرة ٤). فأكّد حالتك مع الهيئة قبل أن تبني عليه. والشرط «جميع»: توريد واحد بغير نسبة الصفر، كخدمة بالنسبة الأساسية لعميل داخل المملكة، يعني أن الشرط لم يتحقق.
• النسبة الأساسية ١٥٪ منذ ١ يوليو ٢٠٢٠. والاتفاقية تجيز للجنة الوزارية تعديل حد التسجيل الإلزامي بعد ثلاث سنوات من سريانه، فراجع الأرقام لدى الهيئة قبل الاعتماد عليها.

إن كنت مسجلاً

• الفاتورة الضريبية مطلوبة حتى للعميل الأجنبي. تنص المادة ٥٣ على إصدارها عن توريد الخدمات الخاضعة لنسبة الصفر لعميل غير مقيم في أي دولة عضو، في موعد أقصاه اليوم الخامس عشر من الشهر التالي للتوريد.
• بالعربية إضافة إلى أي لغة أخرى. الفاتورة بالإنجليزية وحدها لا تستوفي الشرط؛ اجعلها ثنائية اللغة ليقرأها عميلك أيضاً.
• لنسبة الصفر شروط. تجعل المادة ٣٣ توريد الخدمات لعميل غير مقيم في أي دولة عضو خاضعاً لنسبة الصفر، إلا في أربع حالات: أن يقع مكان توريد الخدمة في دولة عضو بموجب الحالات الخاصة في المواد ١٧ إلى ٢١ من الاتفاقية، أو أن يكون العميل مقيماً في دولة عضو، أو أن يستفيد هو أو شخص مرتبط به من الخدمة مباشرة أثناء وجوده في دولة عضو (بشروط في النص)، أو أن تُؤدّى الخدمة على سلع ملموسة موجودة في دولة عضو. ويُكتب على الفاتورة: النسبة المطبقة، ومبلغ الضريبة بالريال، وبيان المعاملة الضريبية حين لا تكون بالنسبة الأساسية (المادة ٥٣).
• عميلك في دولة خليجية أخرى. تنص المادة ٧٩ (الفقرة ٦) من اللائحة على أن أي دولة عضو لم تطبق ضريبة القيمة المضافة، أو لا يوجد لديها نظام مطبق للخدمات الإلكترونية مع المملكة، تُعامل كدولة خارج إقليم دول المجلس، ويُعامل المقيمون فيها معاملة المقيمين خارجه. ويوضح دليل الهيئة للاستيراد والتصدير (الإصدار الثاني، مايو ٢٠٢٦) أن دول المجلس غير المملكة تُعامل خلال الفترة الانتقالية كأنها خارج نطاق دول المجلس، وأن نسبة الصفر قد تنطبق خلالها على خدمة لمتلقٍّ لديه منشأة في دولة عضو أخرى وليس لديه منشأة في المملكة، بشرط استيفاء كل شروط المادة ٣٣. ومثال الدليل محامٍ في المملكة يقدم استشارة لعميل مسجل في ضريبة القيمة المضافة في الإمارات. وتعلن الهيئة بدء تطبيق نظام الخدمات الإلكترونية بأمر رسمي منها (المادة ٧٩، الفقرة ٨)، فراجع الدليل قبل أن تطبق نسبة الصفر على عميل خليجي.
• «فاتورة» تنطبق عليك إن كنت مسجلاً ومقيماً في المملكة. المرحلة الأولى سارية منذ ٤ ديسمبر ٢٠٢١، وتقول الهيئة إن الالتزام بها يعني التوقف التام عن الفواتير المكتوبة بخط اليد أو بأجهزة الكمبيوتر عبر برامج تحرير النصوص أو برامج تحليل الأرقام، واستخدام حل فوترة إلكترونية متوافق مع متطلباتها وقادر على إنشاء رموز الاستجابة السريعة. فالقالب المعدّ في برنامج نصوص أو جداول لا يكفي.
• المرحلة الثانية، الربط بمنصة «فاتورة»، تأتي على مجموعات. أعلنت الهيئة في ٢٤ يوليو ٢٠٢٦ أن المجموعة الخامسة والعشرين شملت جميع المنشآت التي تتجاوز إيراداتها الخاضعة لضريبة القيمة المضافة ١٨٧٬٥٠٠ ريال خلال أي من الأعوام ٢٠٢٢ أو ٢٠٢٣ أو ٢٠٢٤ أو ٢٠٢٥، وأنها ستُشعر المنشآت المستهدفة تمهيداً لربطها بمنصة «فاتورة» ابتداءً من ١ فبراير ٢٠٢٧، وأنها تُبلغ المجموعات المتبقية قبل موعد الربط بستة أشهر على الأقل. إن كنت مسجلاً وتجاوزت إيراداتك الخاضعة للضريبة هذا الرقم في أي من تلك الأعوام، فراقب إشعار الهيئة.

وإن كنت في مصر ومسجلاً في ضريبة القيمة المضافة هناك وعميلك شركة في الخارج، فدليل مصلحة الضرائب المصرية للخدمات المُصدَّرة يطلب عقداً مكتوباً وفاتورة إلكترونية وإثبات سداد بنكي لتُعامل الخدمة على أنها مُصدَّرة.

أخطاء تؤخر الدفع

1. فاتورة باسم العلامة التجارية للعميل لا باسم كيانه القانوني.
2. فاتورة أُرسلت قبل اكتمال تسجيلك مورداً لدى العميل، أو قبل تسليم النموذج الضريبي الذي طلبه.
3. فاتورة أُرسلت لمن تعمل معه وحده. أرسلها إلى بريد الحسابات، وضع مديرك في النسخة.
4. ساعات أو مخرجات لم يوافق عليها أحد. اطلب الموافقة على ملخص العمل أولاً، ثم أصدر الفاتورة.
5. فاتورة معدّلة أُعيد إرسالها بالرقم نفسه، فيرفضها نظام العميل على أنها مكررة، أو يدفعها مرتين ثم يطالبك بالفرق.
6. اسم على الفاتورة يختلف عن اسم الحساب البنكي.
7. مبلغ أو عملة لا تطابق العقد.

وقبل أن تفوتر عميلاً جديداً لم تتحقق منه، راجع علامات الإعلانات الوهمية، ووضعك النظامي حين تعمل لشركة خارج السعودية.

المصادر

• هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة، النسخة العاشرة (أبريل ٢٠٢٥)، المواد ٢ و٣ و٤ و٧ و٩ و٣٣ و٥٣ و٥٤ و٦١ و٦٦ و٧٩
• الاتفاقية الموحدة لضريبة القيمة المضافة لدول مجلس التعاون (النص المنشور على موقع الهيئة بالإنجليزية)، المواد ٥٠ و٥١ و٥٢
• دليل الاستيراد والتصدير وفقاً لأحكام ضريبة القيمة المضافة، الإصدار الثاني (مايو ٢٠٢٦)، الأقسام ٣ و٨ و٩
• لائحة الفوترة الإلكترونية، المادة الثالثة
• مراحل تطبيق الفوترة الإلكترونية
• كيف تستعد للمرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية؟
• خبر الهيئة: ٤٠ يوماً على بدء تطبيق المرحلة الأولى للفوترة الإلكترونية، ٢٥ أكتوبر ٢٠٢١
• إعلان معيار المجموعة الخامسة والعشرين، ٢٤ يوليو ٢٠٢٦
• ما هي ضريبة القيمة المضافة؟
• مصلحة الضرائب المصرية: آلية تعامل المكلفين مع الخدمات المصدرة
• IRS: About Form W-8 BEN

معلومات عامة وليست استشارة قانونية أو ضريبية. الأنظمة تتغير وتختلف الحالات.